기업 교육 사전설문, 응답을 실습 주제로 바꾸는 5단계 — 17문항 시트와 분류 스크립트

기업 교육 사전설문은 만족도 조사가 아니라 실습 소재 조사입니다. 문항마다 "이 답으로 강의에서 무엇을 바꿀지"를 먼저 적고, 걷은 응답은 업무 유형으로 묶어 회차별 예시로 바꿉니다. 실제 기업 교육에 썼던 17문항 시트와 응답 분류 스크립트를 그대로 따라 할 수 있게 5단계로 정리했습니다.

기업 교육 의뢰에는 거의 항상 "우리 업무에 맞는 예시로 해주세요"가 붙습니다. 그런데 담당자에게 어떤 업무를 다룰지 물으면 "직원들이 반복 업무가 많아요" 정도의 답이 옵니다. 부서가 아홉이면 반복 업무도 아홉 종류인데, 담당자가 그걸 다 알 수는 없습니다. 결국 수강생에게 직접 물어야 하고, 그 질문지를 잘 만드는 게 이 글의 내용입니다.

이 글은 이런 분께 필요합니다

• 사내 AI 교육을 기획하며 "우리 업무 맞춤 실습"을 요청받은 HR·교육 담당자
• 고객사마다 실습 예시를 바꿔야 하는 강사·컨설턴트
• 사전설문을 걷었지만 결과를 강의에 어떻게 반영할지 막막했던 분

준비물은 이렇습니다.

1. Google Forms나 네이버 폼처럼 응답을 CSV로 내려받을 수 있는 설문 도구
2. Step 4를 따라 하려면 Python 3. Mac은 터미널에서 python3 --version으로 확인합니다. 추가 패키지는 없습니다.
3. 교육 시작 최소 3~5일 전에 설문을 돌릴 수 있는 일정

Step 1. 문항마다 "이 답으로 바꾸는 것"을 먼저 적습니다

문항을 쓰기 전에 표의 오른쪽 열부터 채웁니다. 활용처를 적을 수 없는 문항은 뺍니다. 처음 초안에는 "AI에 대한 기대 수준" 같은 문항이 있었는데, 답을 받아도 강의에서 바꿀 게 없어서 삭제했습니다.

실제 기업 교육에 쓴 17문항 중 핵심 블록은 6~13번입니다. "AI로 개선하고 싶은 업무 한 가지"를 받고, 후속 문항으로 그 업무를 쪼갭니다.

번호	문항	이 답으로 바꾸는 것
6	AI로 개선해보고 싶은 업무 한 가지	회차별 실습 유형 분류
7	그 업무는 얼마나 자주 하나요	반복성 높은 업무 우선 선별
8	한 번에 얼마나 걸리나요	시간 절감 효과 큰 업무 우선 선별
9	지금은 어떻게 처리하고, 뭐가 불편한가요	데모 시나리오와 Before/After 사례
10	이 업무에 참고하는 자료는	실습 입력 파일 유형(메일·엑셀·PDF·PPT)
11	최종 결과물은 무엇인가요	산출물 템플릿(보고서·메일·요약표)
12	결과물을 누가 보나요	톤과 검수 수준(개인·팀·부서장·외부)
13	잘 됐다고 보는 기준은	AI 결과물 검수 체크리스트

이 여덟 줄이 그대로 입력·처리·출력·검수 구조입니다. 수강생은 자기 업무를 설명했을 뿐인데 자동화 설계의 뼈대를 적은 셈이 됩니다.

17문항 전체(선택지, 필수 여부, 활용처 포함)는 아래 CSV에 담았습니다. 구글 시트에 불러와 우리 교육에 맞게 고쳐 쓰면 됩니다.

사전설문 17문항 시트 받기 (CSV)

Step 2. AI가 아니라 "지금 하는 일"만 묻습니다

AI를 안 써본 사람에게 "AI로 뭘 하고 싶으세요"라고 물으면 답이 안 나옵니다. 뭘 할 수 있는지 모르는데 뭘 하고 싶은지 답할 수는 없습니다. 그래서 질문을 지금 하는 업무로만 한정합니다.

설문 맨 위에 아래 안내문을 그대로 붙입니다.

이번 설문은 교육에서 다룰 업무 예시와 실습 주제를 정하기 위한 것입니다.

AI를 잘 몰라도 괜찮습니다. 평소 시간이 오래 걸리거나 반복적으로 처리하는
업무를 동료에게 설명하듯 적어주세요.

회사 기밀, 개인정보, 고객명, 계약금액 등 민감한 실제 값은 적지 말고
`고객명`, `금액`, `계약 조건`처럼 정보의 종류만 적어주세요.

예상 소요 시간은 약 8~10분입니다.

세 가지 조건도 같이 지킵니다.

• 8~10분 안에 끝나게 객관식 중심으로 구성합니다.
• 자유응답에는 작성 예시를 붙입니다. 6번이라면 "회의록 정리, 보고서 초안 작성, 고객 문의 답변 작성"처럼 적어 둡니다. 예시 없는 빈칸 앞에서 초보자는 멈춥니다.
• 민감정보 안내는 첫머리에. 실제 값 없이도 업무 구조는 충분히 파악됩니다. 기준은 회사 자료를 AI에 넣기 전 5단계와 같습니다.

Step 3. 교육 3~5일 전에 배포하고 CSV로 내려받습니다

배포 시점이 결과를 좌우합니다. 이틀 전에 걷으면 읽기만 하고 실습 예시를 바꿀 시간이 없습니다. 실제로 그렇게 진행한 회차가 있었는데, 설문이 있었던 것과 없었던 것의 차이가 없었습니다.

응답이 모이면 설문 도구의 내보내기 기능으로 CSV를 받습니다. Google Forms라면 응답을 구글 시트로 연결한 뒤 시트에서 **파일 → 다운로드 → 쉼표로 구분된 값(.csv)**을 고르면 됩니다. Step 4 스크립트는 열 이름을 Q1, Q4, Q5, Q6, Q12로 찾으니, 내려받은 파일의 첫 줄(문항 제목)을 이 이름으로 바꿉니다. 복수 선택 응답은 ;나 ,로 이어진 그대로 두면 됩니다.

Step 4. 응답을 업무 유형과 회차 조정으로 바꿉니다

경영지원·영업·인사·재무가 섞이면 "공통 업무 하나"는 절대 안 나옵니다. 목표를 바꿔야 합니다. 공통 업무가 아니라, 서로 다른 업무를 같은 유형으로 묶는 것입니다. 아래 스크립트가 6번 자유응답을 키워드로 다섯 유형에 나누고, 객관식 비율이 기준을 넘으면 회차 조정 방향을 제안합니다.

tally.py

import csv, sys
from collections import Counter

# 6번 문항(개선하고 싶은 업무) 자유응답 → 실습 유형. 키워드는 우리 교안 기준으로 고칩니다.
TYPES = {
    "회의록·메일": ["회의록", "메일", "이메일", "공지", "회신"],
    "보고서·문서": ["보고서", "보고", "기안", "제안서", "문서"],
    "리서치·요약": ["조사", "요약", "검색", "리서치", "동향"],
    "엑셀·데이터": ["엑셀", "데이터", "집계", "표", "숫자", "정산"],
    "반복 양식": ["양식", "체크리스트", "서식", "입력", "등록"],
}

# 4·5·12번 객관식 응답 → 회차 조정. (조건, 반영 방향)
RULES = [
    ("Q4", "거의 없음", 0.4, "1회차에 도구 차이·기본 요청·쉬운 성공 경험을 더 넣는다"),
    ("Q5", "회사 정보 유출", 0.4, "입력 금지 기준과 사람 검수 원칙을 앞 회차에 넣는다"),
    ("Q12", "고객·외부 전달", 0.3, "보안·검수·사람 확인 원칙을 앞 회차에서 강조한다"),
    ("Q12", "부서장 보고", 0.3, "요약·핵심 메시지·보고용 문장 다듬기를 강화한다"),
]

def classify(text):
    hits = [t for t, kws in TYPES.items() if any(k in text for k in kws)]
    return hits or ["미분류(직접 읽기)"]

rows = list(csv.DictReader(open(sys.argv[1], encoding="utf-8-sig")))
n = len(rows)
c = Counter(t for r in rows for t in classify(r["Q6"]))
print(f"응답 {n}명 · 6번 업무 유형 (복수 집계)")
for t, k in c.most_common():
    print(f"  {t:<10} {k:>2}명  {'■'*k}")
print("\n회차 조정 제안")
for q, val, th, action in RULES:
    share = sum(val in r[q] for r in rows) / n
    mark = "반영" if share >= th else "  - "
    print(f"  [{mark}] {q} '{val}' {share:.0%} (기준 {th:.0%}) → {action}")

python3 tally.py responses.csv

부서를 섞어 지어낸 예시 응답 12건(sample_responses.csv)으로 실행한 실제 출력입니다. 한 사람의 답이 두 유형에 걸리면 양쪽에 모두 셉니다.

응답 12명 · 6번 업무 유형 (복수 집계)
  회의록·메일      3명  ■■■
  리서치·요약      3명  ■■■
  보고서·문서      3명  ■■■
  반복 양식       2명  ■■
  엑셀·데이터      2명  ■■
  미분류(직접 읽기)  1명  ■

회차 조정 제안
  [반영] Q4 '거의 없음' 42% (기준 40%) → 1회차에 도구 차이·기본 요청·쉬운 성공 경험을 더 넣는다
  [반영] Q5 '회사 정보 유출' 58% (기준 40%) → 입력 금지 기준과 사람 검수 원칙을 앞 회차에 넣는다
  [  - ] Q12 '고객·외부 전달' 25% (기준 30%) → 보안·검수·사람 확인 원칙을 앞 회차에서 강조한다
  [반영] Q12 '부서장 보고' 33% (기준 30%) → 요약·핵심 메시지·보고용 문장 다듬기를 강화한다

기준 비율(40%, 30%)은 제가 정한 출발점일 뿐입니다. 수강 인원과 교육 목표에 맞게 RULES의 숫자를 고쳐 쓰세요. 미분류로 나온 응답은 반드시 직접 읽습니다. 예시에서는 6번을 비워 낸 응답이 미분류가 됐습니다.

Step 5. 회차 구조는 그대로 두고, 예시만 갈아 끼웁니다

설문 결과로 바꾸는 건 각 회차의 예시, 실습 파일, 과제 주제뿐입니다. 회차 순서와 구성은 바꾸지 않습니다. 이 선을 안 그으면 고객사마다 커리큘럼을 처음부터 다시 짜게 되고, 교안 라이브러리에서 챕터를 꺼내 조립하는 구조도 무너집니다.

Step 4 결과는 이렇게 옮깁니다.

결과	바꾸는 것
회의록·메일 유형이 많음	문서 자동화 회차의 실습 파일을 회의 녹취·메일로
리서치·요약 유형이 많음	리서치 회차에 출처 확인 실습 추가
엑셀·데이터 유형이 많음	데이터 분석 회차를 엑셀 파일 중심으로
반복 양식 유형이 많음	도구 만들기 예제를 입력 폼·체크리스트형으로
14·15번에서 자료 제공이 어렵다는 응답이 많음	실제 자료 대신 가상 데이터로 실습 파일 제작

수강생이 "내 업무는 실습에 안 나왔는데요"라고 하면, 그 업무가 어느 유형인지 알려줍니다. 회의록 정리를 배운 사람이 자기 부서의 상담 기록 정리로 옮기는 건 어렵지 않습니다. 어려운 건 구조가 안 보이는 상태입니다.

오류가 나면 여기부터 확인하세요

증상	원인과 해결
KeyError: 'Q6'	CSV 첫 줄의 열 이름이 Q6가 아닙니다. 문항 제목 칸을 Q1, Q4, Q5, Q6, Q12로 바꿉니다
한글이 깨지거나 첫 열 이름 앞에 이상한 문자가 붙음	CSV 인코딩 문제입니다. 구글 시트에서 내려받은 UTF-8 CSV를 쓰거나, 엑셀에서 CSV UTF-8로 저장합니다
미분류가 너무 많음	TYPES 키워드가 우리 회사 업무 용어와 다릅니다. 미분류 응답을 읽고 자주 나온 단어를 키워드에 추가합니다
엉뚱한 유형에 들어감	키워드가 다른 단어 안에 들어 있는 경우입니다. 예를 들어 "발표자료"는 표 때문에 엑셀·데이터로 셉니다. 짧은 키워드를 더 구체적으로 바꿉니다
자유응답이 많이 비어 옴	예시를 붙여도 비는 응답은 생깁니다. 객관식(4·5·12번)으로 경향을 잡고, 자유응답은 데모 시나리오 재료로만 씁니다

정리

• 문항을 쓰기 전에 "이 답으로 바꾸는 것"부터 적고, 적을 수 없는 문항은 뺍니다.
• AI가 아니라 지금 하는 업무를 묻고, 민감정보는 종류만 적게 합니다.
• 응답은 공통 업무를 찾는 데 쓰지 않고, 서로 다른 업무를 같은 유형으로 묶는 데 씁니다.
• 회차 구조는 고정하고 예시만 바꿉니다.

설문에는 덤도 있습니다. "지금 이 업무를 어떻게 처리하고, 뭐가 불편한가"를 적는 순간 수강생은 자기 업무를 단계로 나누기 시작합니다. 첫 시간에 하려던 일을 설문이 먼저 시킨 셈입니다.